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Smart Search, die flexible Suchmaschine für Kurz- und Langtext im SAP

Steigerung der Datenqualität / Vermeidung von Dubletten

Die Smart Search vereinfacht die Suche innerhalb von SAP erheblich und hilft insbesondere Anwendern, die zum Beispiel in Vertrieb, Konstruktion, Projektgeschäft oder Service / Instandhaltung arbeiten, Fehleingaben oder Fehleinschätzungen bzgl. der Stammdaten zu vermeiden. Diese Anwendergruppen nutzen SAP oftmals regelmäßig aber nicht intensiv. Dasselbe gilt für Anwender, die über das Web oder über mobile Geräte, z.B. Tablet PCs oder Smartphones, auf das SAP-System zugreifen, und dort z.B. Kundenaufträge oder Meldungen anlegen sollen.

Dadurch bietet die Smart Search eine wirkungsvolle Unterstützung für das Management der Datenqualität im SAP: Je leichter der Anwender z.B. einen Kunden oder ein Material findet, desto eher wird die Neuanlage von unnötigen Stammdaten vermieden. Dasselbe gilt für die Anzeige „benachbarter“ Suchtreffer, die bei Zweifelsfällen wie Tippfehlern etc. dem Anwender dabei helfen können, dass er den richtigen Datensatz findet bzw. verwendet. Die Verwendung von Dummy-Nummern und die unnötige Neuanlage von Stammdaten, also von Dubletten, wird dadurch minimiert oder gänzlich vermieden.

Falls Sie Fragen zur flexiblen Kurz- und Langtextsuche im SAP ERP bzw. in S/4HANA haben verwenden Sie einfach unser Kontaktformular. Unsere Experten freuen sich über Ihre Kontaktaufnahme!

Erhöhung der Effizienz und Beschleunigung von Geschäftsprozessen

Eine sehr gute Datenqualität ist in der Praxis auch die Grundlage für die Effizienzsteigerung bzw. Automatisierung von Geschäftsprozessen. Hierbei werden die Weichen am Beginn des Geschäftsprozesses oftmals falsch gestellt: Der Vertriebs-Außendienst erstellt am Notebook oder am Tablet PC einen elektronischen Besuchsbericht und findet den Kunden bzw. Interessenten nicht. Oder: Der Kundenanruf wird vom Innendienst entgegen genommen. Allerdings ist die Suche nach dem Kundenstamm im SAP zu zeitaufwändig und der Mitarbeiter macht sich handschriftliche Notizen. Oder: Der Konstrukteur benötigt ein vorhandenes Material, findet es nicht und legt einen neuen SAP-Materialstammsatz an, damit er die dringend benötigte Stückliste fertig stellen kann.

In den genannten Fällen ist regelmäßig mit Nacharbeiten, mit zusätzlicher Kommunikation, in einigen Fällen auch mit steigender Komplexität, zu rechnen. Prozessanalysen, insbesondere im Vertrieb, ergeben regelmäßig, dass erhebliche Zeiten bei der Suche nach Kunden, Material und entsprechenden Informationen investiert werden – und dies, obwohl SAP bereits im Einsatz ist.

Lösungsansatz: Smart Search für Kurz- und Langtext im SAP

Durch den Einsatz der Smart Search werden Ihre Unternehmensprozesse schlank und effizient. Die Smart Search wird auf der vorhandenen SAP ERP- bzw. S/4HANA-Server-Infrastruktur installiert, benötigt keine eigene Datenbank und ist sofort einsatzbereit. Es ist kein zusätzlicher Schulungsaufwand für die Enduser notwendig.

Im klassischen SAP ERP liegt der Fokus der Smart Search auf den Datenbankfeldern sowie auf Kurz- und Langtexten und dies bei hervorragender Performance. Die jüngst erfolgte SAP S/4HANA-Zertifizierung eröffnet zusätzlich die Perspektive, dass auch SAP-Langtexte bei sehr guter Performance mit der Smart Search, also innerhalb SAP ERP, durchsucht werden können.

EPO Suche die Suchmaschine fuer SAP

Funktionsweise der SAP-Suchmaschine

Die Smart Search ist dank vorkonfigurierter Szenarien sofort einsatzbereit und kann in die F4-Suchhilfe von SAP eingebunden werden. Dabei eröffnet sie neue Möglichkeiten, sekundenschnell und mit der aus dem Internet bekannten Auto Complete-Funktion die Inhalte verschiedener SAP-Tabellen wie eine Web-Suchmaschine zu durchsuchen.

Ähnlich wie in einer Web-Suchmaschine kann ein oder mehrere Suchbegriffe eingegeben werden. Bereits während der Eingabe wird die Liste mit den Suchtreffern entsprechend angepasst. Darüber hinaus hat der Anwender auch die Möglichkeit, die Suchstrukturen dazu zu nutzen, nach dem Anklicken eines Suchfelds einen Suchbegriff einzugeben, der nur für dieses Feld gilt. Dies ist vorteilhaft, wenn der Suchbegriff generisch ist, z.B. „0020“ für den Lagerort.

Nachfolgend sind einige Anwendungsbeispiele dargestellt, die die Funktionsweise und die Vorteile der Smart Search aufzeigen:

Anwendungsbeispiel 1: Materialstammsuche nach Lagerort

Die Identifikation von Teilen, die bei SAP-Kunden eng mit der SAP-Materialstammsuche verknüpft ist, ist in der Regel mühsam und zeitaufwändig.

Bei der Suche nach Ersatzteilen, z.B. im Rahmen des Instandhaltungs-, Service- oder Reparaturprozesses (SAP PM bzw. SAP CS), brechen die Techniker die Teilesuche oftmals nach einigen Versuchen ab und besorgen sich die benötigten Teile auf dem kurzen Dienstweg im Lager. Dabei kann es durchaus vorkommen, dass das falsche Ersatzteil ausgefasst und verbaut wird.

Die Smart Search ermöglicht eine komfortable und zeitsparende Suche nach Ersatzteilen, zum Beispiel in der Instandhaltung. Im beiliegenden Anwendungsbeispiel wird die sehr einfache Handhabung am Beispiel einer Suchstruktur, die neben Materialnummer und Materialkurztext die Felder Werk, Lagerort und Lagerbestand (SAP MM) enthält, dargestellt. Auch Klassen, Merkmale und Chargen können in die jeweilige Suchstruktur leicht eingebunden werden.

Anwendungsbeispiel 2: Materialstammsuche nach Klassen / Merkmalen

Mit der Smart Search können auch Felder des Materialstamms und Klassen / Merkmalen in eine Suchstruktur integriert werden. Dies ist einerseits bei konfigurierbaren Materialien wie Motoren, Zylindern, Ventilen und Pumpen von Vorteil. Andererseits ist diese Funktionalität bei vielen SAP Mill-Anwendungen (SAP VC), z.B. in der Stahl- und Metallindustrie oder etwa in der Papierindustrie, sehr nützlich.

Dort spielen Informationen wie Materialgüter, Werkstoffe, Maße und deren Toleranzen, die mittels SAP-Klassifizierung (Klassen, Merkmale) abgebildet werden und auf die insbesondere der Telefonverkauf rasch und flexibel zugreifen können muss, eine wichtige Rolle.

Anwendungsbeispiel 3: Materialstammsuche nach Merkmalen und Field Appends

Über Materialstammfelder und Klassen / Merkmale hinaus können auch Field Appends in Suchstrukturen eingebunden werden, die in der Praxis bei vielen SAP-Installationen anzutreffen sind.

Anwendungsbeispiel 4: Kundenstammsuche / Debitorensuche

Die Suchstruktur für Kunden / Debitoren besteht im beiliegenden Anwendungsbeispiel unter anderem aus den Feldern Kundennummer, Kundenname, Postleitzahl und Ort. Zusätzlich können bei Bedarf Klassen und Merkmale aus der SAP-Klassifizierung in die Suche eingebunden werden.

Anwendungsbeispiel 5: Suche nach Kundenaufträgen (Vertriebsbelegen), z.B. zum Material

Zum Beispiel kann die Smart Search aus der SAP-Transaktion VA03 zur Anzeige eines Kundenauftrags heraus als F4-Suchhilfe aufgerufen werden. Gesucht werden kann dann wahlweise nach Kunde / Debitor oder nach Material. Nach Auswahl der Materialsuche kann der Anwender das Material über die Auto Complete-Funktion leicht bestimmen.

Als Resultat wird die Liste mit denjenigen Kundenaufträgen angezeigt, die das betreffende Material enthalten. Nach dem Anklicken der gewünschten Kundenauftragsnummer gelangt der Anwender in die SAP-Transaktion VA03 zur Anzeige des ausgewählten Kundenauftrags (SAP SD).

Anwendungsbeispiel 6: Lieferantenstammsuche / Kreditorensuche

Die Suchstruktur für Lieferanten / Kreditoren besteht im beiliegenden Anwendungsbeispiel aus den Feldern Lieferantennummer, Lieferantenname, Buchungskreis, Postleitzahl und Ort. Zusätzlich können bei Bedarf Klassen und Merkmale aus der SAP-Klassifizierung in die Suche eingebunden werden.

Einige Leistungsmerkmale der Smart Search

Die Smart Search ist eine Web Applikation im SAP GUI, die

  • als F4 Suchhilfen im SAP GUI aufrufbar,
  • als Such-Client im SAP GUI für die komfortable Suche verfügbar.
  • für spezielle Suchen eigens konfigurierbar (Performance, Benutzer) und
  • als Web Applikation im Webbrowser für Suche und Listanzeige verwendbar ist, z.B. bei mobilen Lösungen auf dem Tablet PC bzw. Smartphone und bei SAP-basierten Apps

Weitere Features

  • Web Suche im SAP GUI ähnlich den bekannten Web-Suchmaschinen
  • Suche case-insensitive für alle SAP Felder möglich (einzigartige Funktion!)
  • Start der Suche sofort bei Eingabe (Type ahead)
  • Substitution von Umlauten bzw. bestimmten Zeichen in separater Tabelle einstellbar

Eigenschaften der Smart Search

  • Die Smart Search wird als fertige Lösung geliefert und ist sofort einsatzfähig
  • Komfortable und effiziente Suche im SAP bzw. am mobilen Gerät, z.B. Tablet PC (iPad oder Smartphone). Die EPO-Suche ist auch auf den wichtigsten mobilen Betriebssystemen IOS, Android und Windows lauffähig
  • Die technische Basis ist der EPO Connector, der SAP S/4 HANA-zertifiziert ist. Dieser wird im SAP installiert
  • Die Smart Search ermöglicht es dem Anwender nach dem Besuch einer entsprechenden Schulung, selbst definiert Suchstrukturen im System einzustellen
  • Bei der Smart Search handelt es sich um eine Standard-Software, die in der Vollversion mit ca. 30 vordefinierten Suchstrukturen (jeweils mit 1 – n Search-Keys) ausgeliefert wird.
  • Die im Standard ausgelieferten Suchstrukturen können vom Anwender mit minima-lem Aufwand durch zusätzliche Search-Keys wie Lagerort, Lagerbestand (SAP MM) oder durch Merkmale aus der SAP-Klassifizierung ergänzt werden
  • Durch die Auto Complete-Funktion mit entsprechender Ergebnisvorschau kommt der Anwender bei einer Suche im SAP deutlich schneller zum Ziel 

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