Enterprise Content Management (ECM)

Die vorhandenen IT-Potenziale für ECM-Lösungen sind nach wie vor enorm und dies trotz des Booms, den komplexe IT-Anwendungen wie etwa ERP-, CRM- und BI-Systeme in den vergangenen Jahren erlebten.

Eine ganze Reihe von Analysen und Studien hat gezeigt, dass trotz der massiven Investitionen, die in den letzten zwanzig Jahren in komplexe kaufmännische Software-Anwendungen flossen, der durchschnittliche Angestellte in einem Unternehmen diese hochwertigen Anwendungen nur während eines Bruchteils seiner Büroarbeit nutzt. Diese klassischen betriebswirtschaftlichen IT-Systeme, die strukturierten Content (Daten) verwalten bzw. verarbeiten, erreichen dabei einen Anteil an der Büroarbeit, der im Durchschnitt maximal in der Größenordnung von ca. 20 – 35 % liegt.

Hingegen ist der Löwenanteil der Büroarbeit in Industrie und Handel nach wie vor von Papierablage, Mail und Fileshare geprägt. Zu diesem für Informatiker und Software-Anbieter eher ernüchternden Bild passt, dass die Suche nach relevanter und aktueller Information zur Erledigung der anstehenden Aufgabe im Schnitt rund die Hälfte der für Büroarbeit verfügbaren Zeit auffrisst.

Hinzu kommt, dass bei der Implementierung von komplexen IT-Systemen, etwa SAP ERP, vielfach die globale Standardisierung der Geschäftsprozesse im Mittelpunkt steht und weitergehende Prozessoptimierungen mittels IT hintangestellt wurden. Dadurch sollte jeweils der Projektumfang angesichts des ohnehin schon beträchtlichen Ressourcen-Einsatzes und des hohen Risikos in Grenzen gehalten werden.

Daher bieten ECM-Lösungen (ECM = Enterprise Content Management) nach wie vor großes Potenzial, insbesondere wenn sie eng mit den betriebswirtschaftlichen Systemen und mit deren Datenobjekten integriert werden. Bei B&IT sind wir der festen Überzeugung, dass die zielgerichtete Verbindung von strukturiertem Content (z.B. SAP ERP) mit schwach strukturiertem Content wie Dokumente, Mails, Zeichnungen, Scans etc. ein probates Mittel ist um bei der Optimierung und Automatisierung der Geschäftsprozesse,insbesondere bei den administrativen Prozessen, ein großes Stück weiterzukommen.

Dies zeigen auch die weit mehr als zehn Jahre Erfahrung, die die Berater unseres ECM-Teams bei komplexen internationalen ECM-Projekten in Großkonzernen und im gehobenen Mittelstand sammeln konnten. Demnach bringen ECM-Lösungen gerade bei enger Anbindung an SAP ERP bzw. S/4HANA folgende messbaren Vorteile:

• Effizientere administrative Prozesse durch elektronische Dokumentenablage, insbesondere über Standorte hinweg und innerhalb von Konzernen
• Durch Workflow-Steuerung werden Governance-Aspekte kodifiziert. Die Prozesse werden transparenter
• Erhöhte Auskunftsbereitschaft durch verringerte Suchzeiten
• Gesetzes- bzw. behördenkonforme Dokumentenarchivierung

Unsere Erfahrungen sind auch in die Entwicklung der B&IT-Lösungen und –Add-Ons eingeflossen, die u.a. auf SAP Workflow und IXOS/OpenText basieren und zur Automatisierung z.B. folgender Prozesse beitragen:

• Eingangsrechnungsprüfung und –verarbeitung
• Papierloses Intercompany-Geschäft
• Erzeugung bzw. Verwaltung von Eigen- und Fremdzertifikaten, z.B. bei der Metallerzeugung und in den nachgelagerten Stufen
• Kundenauftragsakte

Neben Lösungen im Bereich Workflow / Dokumentenarchivierung verfügen unsere Experten auch über einen sehr guten Track Record bei der Datenarchivierung sowie beim Capturing von Dokumenten, sodass B&IT bei ECM-Themen als Komplettlöser fungieren kann.

B&IT-Lösungsansatz:

• Beratung bezüglich Einsatzbereichen und Einsparungspotentialen von ECM-Lösungen
• Prozessanalyse – Analyse der Geschäfts- und Informationsobjekte
• Konzeptionierung und Realisierung von Enterprise Content Management-Lösungen
• Planung konzernweiter System- und Applikationslandschaften
• Unterstützung bei Technologieentscheidungen bzgl. Server Hardware und Storage-Technologien
• Planung und Implementierung von zentralen und dezentralen Capturing Lösungen (Barcode, OCR, Weberfassung)
• BegleitendesProjektmanagement von Archivierungseinführungen

B&IT Consulting-Services:

• Planungkonzernweite ECM Systemlandschaften & Applikationen
• Konzeption konzernweite Dokumentenarchivierung
• Realisierung konzernweite Dokumentenarchivierung
• ECM Projektmanagement
• Planung und Implementierung von (de)zentralen Capturing-Lösungen