Eine XRechnung ganz einfach im SAP erstellen und direkt versenden
In diesem Blog-Beitrag erläutern wir, warum die XRechnung im Jahr 2020 ein wichtiges Thema ist. Anschließend zeigen wir wie SAP-Kunden diese Herausforderung auf einfache Weise meistern können. Unter anderem werden folgende Fragen werden beantwortet: Warum ist die XRechnung im Jahr 2020 wichtig? Was ist eine XRechnung? Wie können SAP-Kunden eine XRechnung erstellen und direkt versenden?
Umsetzung der e-Rechnung für Bundesbehörden in Deutschland
In diesem Blog-Beitrag erläutern wir, warum die XRechnung im Jahr 2020 ein wichtiges Thema ist. Anschließend zeigen wir wie SAP-Kunden diese Herausforderung auf einfache Weise meistern können.
Dieser Blog-Beitrag beantwortet folgende Fragen:
- Warum ist die XRechnung im Jahr 2020 wichtig?
- Was ist eine XRechnung?
- Wie können SAP-Kunden eine XRechnung erstellen und direkt versenden?
- Schritt 1 – Eine XRechnung im SAP erzeugen
- Schritt 2 – Beim Versand von XRechnungen den Überblick behalten (Rechnungsausgangsbuch)
- Schritt 3 – Visualisierung / Benutzerfreundliche Darstellung der XRechnung im SAP
- Schritt 4 – XRechnungen validieren
- Schritt 5 – XRechnungen elektronisch an deutsche Bundesbehörden versenden
- Schritt 6 – Im SAP Transparenz schaffen über versendete XRechnungen
- Zusammenfassung
Warum ist die XRechnung im Jahr 2020 wichtig?
Elektronische Rechnungen für deutsche Bundesbehörden werden ab 27.11.2020 Pflicht! – Seit dem 27.11.2019 müssen Behörden der Bundesverwaltung in Deutschland XRechnungen von Lieferanten annehmen können. Zum Stichtag 27. November 2020 sind alle Lieferanten verpflichtet, e-Rechnungen auf Basis UBL XML an deutsche Bundesbehörden versenden.
XRechnungen können als standardisiertes XML-Format bereits jetzt mittels Leitweg-ID an die betreffende Bundesbehörde adressiert und elektronisch gesendet werden. Sie sind konform zur europäischen Norm EN 16931-1, die das semantische Datenmodell für e-Rechnungen grob vorgibt. Unternehmen können sich unter xrechnung.bund.de für die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE-Portal) registrieren.
Was ist eine XRechnung?
Grundsätzlich sehen die EU-Standards e-Rechnungen in zwei XML-Formaten vor: EU-konforme XML Schemata sind UBL und UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice). Die XRechnung in Deutschland basiert auf XML UBL (Universal Business Language).
Das zweite EU-weit definierte Datenformat für elektronische Rechnungen ist CII. Der CII-Standard wird auch bei e-Rechnungen verwendet, die den Factur-X- bzw. ZUGFeRD-Standard erfüllen. e-Rechnungen gemäß CII-Standard bestehen aus der XML-Datenstruktur und aus einem PDF. Rechnungen gemäß Factur-X benötigen ein PDF A/3. Die EPO Software für die XRechnung unterstützt im Standard die relevanten Prozesse und dies out-of-the-box.
Wie können SAP-Kunden eine XRechnung erstellen und direkt versenden?
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Schritt 1 – Eine XRechnung im SAP erzeugen
Die Rechnungsstellung erfolgt wie sonst auch innerhalb des betreffenden SAP-Moduls (SD bzw. FI). Durch entsprechende Druckprogramme werden für XRechnungen die entsprechenden XML UBL-Dateien erzeugt.
Leistungsmerkmale:
- Die Bundesbehörde wird im SAP Standard als Geschäftspartner mit Leitweg-ID geführt
- Der Anstoß des Rechnungsdrucks im SAP kann manuell oder automatisiert erfolgen
- Befüllung der ABAP UBL XML Struktur mit einfachem ABAP Coding kundenindividuell anpassbar
- XRechnungs-XML in das EPO Rechnungsausgangsbuch schreiben oder direkt versenden
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Schritt 2 – Beim Versand von XRechnungen den Überblick behalten (Rechnungsausgangsbuch)
Die Verwaltung von SAP-Rechnungen erfolgt im Rechnungsausgangsbuch (EPO RAB). Dort hat der Anwender eine einheitliche Übersicht über XML-Rechnungen für FI- und SD-Belege sowie über klassische SAP-Rechnungen.
Das Rechnungsausgangsbuch ermöglicht eine Übersicht, an wen (Leitweg-ID) welches Rechnungsformat wie kommuniziert wird. Dabei wird auch der Versandstatus je Ausgangsrechnung wird angezeigt.
Die Anzeige von XML Rechnungen erfolgt in HTML Dokumentdarstellung innerhalb des SAP GUI. Daneben ist die Anzeige von PDF Rechnungen und Dateianhängen möglich. Die Anhänge zu Rechnungen sind sowohl automatisiert als auch manuell einfügbar. Der Anwender kann hier noch Empfänger überprüfen und korrigieren
Schritt 3 – Visualisierung / Benutzerfreundliche Darstellung der XRechnung im SAP
Die Komponente EPO PDF ermöglicht die Konvertierung von maschinenlesbarem XML UBL in eine benutzerfreundliche PDF-Darstellung.
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Schritt 4 – XRechnungen validieren
Der KoSIT-Validator ist im Gefolge einer Initiative des IT-Planungsrats entstanden. Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) hat daraufhin ein Modul zur Prüfung der Konformität elektronischer Rechungen umgesetzt. Das Prüftool testet XML-Dateien gegen die definierten Regelwerke, die in Form von XML Schemata und Schematron zur Verfügung stehen, auf ihre Richtigkeit. Der daraus resultierende Konformitätsbericht beinhaltet den Status des geprüften Dokuments.
In der EPO Software wird die Prüfung entsprechend der KoSIT-Validierung direkt in ABAP durchgeführt. Optional kann die EPO Software durch Webservices ergänzt werden, die den KoSIT-Validator direkt aus SAP heraus aufrufen.
Schritt 5 – XRechnungen elektronisch an deutsche Bundesbehörden versenden
Versandfunktionen des EPO Rechnungsausgangsbuchs (RAB)
- Customizing der Funktionen je Dokumentenart (Versand bzw. Verarbeitung) möglich
- Archivierung während des Versands über SAP ArchiveLink im bestehenden Archiv
- Direktversand aus SAP heraus mittels EPO Connector via …
- E-Mail über den EPO Connector und SAPConnect (SOST)
- PEPPOL über ecosio.com Message-API
- Webservice (je nach Verfügbarkeit beim Empfänger)
- E-Mail Adressen editierbar und To, Cc und Bcc einfügbar
- Integrierter XML Editor mit Berechtigungseinstellung auf Feldebene
- Manueller oder automatisierter Versand mit Statusrückmeldung
- Automatisches Monitoring aller Versandvorgänge
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Zusammenfassung
Vorteile
- Kompaktes Produkt, geringer Beratungsaufwand, „ready to run“
- Unsere Lösung ist einfach und mittelstandsgerecht. Sie kann von durchschnittlich qualifiziertem IT-Personal eingestellt werden
- Die Leitweg-ID wird bei unserer Lösung im Rahmen des SAP Standards im Geschäftspartner geführt. Damit ist die Kommunikation mit Behörden für die Fachabteilung auf einfache Weise jederzeit nachvollziehbar
- Geringer Anpassungsaufwand in SAP
- Moderne OO Programmierung mit Redefinition von Klassen
- Unabhängig vom SAP Releasestand
- Keine SAP Hinweise notwendig
Qualifikation der EPO Software
Track Record und Qualifikation der B&IT-Schwesterfirma EPO Consulting als Hersteller der EPO Software für die XRechnung:
| 2010 – 2012 | ebInterface (XRechnung Österreich) – Mitwirkung bei Definition des Standards |
| 2003 | Gründung der EPO Consulting GmbH |
| Seit 2013 | Führender Anbieter eRechnung in Österreich |
| 2013 – 2019 | Installation eRechnung in Industrie, Dienstleistung und Handel |
| 2018 – 2019 | Fattura PA eRechnung in Italien, XRechnung Entwicklung |
| Bis heute | Weiterentwicklung und Wartung von elektronischen Ein- und Ausgangsrechnungen für SAP Anwenderunternehmen |
Qualifikation der B&IT als SAP-Beratungspartner
B&IT positioniert sich als spezialisiertes unabhängiges und inhabergeführtes IT-Beratungshaus für die Industrie- und Handelsunternehmen aus den Branchen Mill / Metals, dem Maschinen- und Anlagenbau und der verarbeitenden Industrie. B&IT ist ein professioneller IT-Dienstleister im Prozess- und Applikationsmanagement mit dem Schwerpunkt SAP S/4HANA-, OpenText- und Shopfloor-Anwendungen und verfügt über eine Vielzahl einschlägiger Referenzen.
Mehrwert für ihre Kunden schafft B&IT durch exzellente IT-Management- und Prozess-Beratung sowie durch professionelle Dienstleistungen im Bereich IT-Implementierung und durch fundiertes Programm- und Projektmanagement. Die Kooperation mit EPO Consulting besteht seit 2014 und erlaubt es B&IT, das für Mill/Metals und die verarbeitende Industrie entwickelte Lösungsportfolio um innovative Software-Lösungen zu erweitern und dies einerseits als Standard-Software und andererseits als maßgeschneiderte Kundenapplikationen.
Weitere Informationen:
B&IT Business & IT Consulting GmbH
Erwin Prodinger
Geschäftsführer
Naumanngasse 38a
A-5020 Salzburg
Tel: +43 (0) 664 884 38 625
Mail: erwin.prodinger@businessandit.com
