Extended ECM ermöglicht Büroarbeit mit SAP
Flexible Integration von SAP-Transaktionen und Content
Mit OpenText Extended ECM (xECM) wurde der Integrationsgedanke SAP-ECM ein beträchtliches Stück vorangebracht. Neu ist die Möglichkeit, die elektronische Bürokommunikation eng mit dem SAP-Prozessablauf zu verbinden. Schwach strukturierter Content, z.B. Geschäftsdokumente, Mails, Scans, Bilder etc. können SAP-Transaktionen, -Geschäftsobjekten und –Strukturen flexibel zugeordnet werden.
xECM trägt wesentlich dazu bei, die heute bestehende Kluft zwischen strukturiertem und unstrukturiertem Content zu überbrücken. Seither werden die entsprechenden Inhalte meist in unterschiedlichen Applikationen bzw. IT-Systemen verwaltet. Ein wesentlicher Vorteil ist, dass Anwender Geschäftsdokumente und elektronische Bürokommunikation auch weiterhin in den weit verbreiteten MS Office-Anwendungen flexibel handhaben können.
Der ECM-Workspace ermöglicht die Ablage der entsprechenden Geschäftsobjekte „Office-like“ in ECM-Verzeichnisstrukturen. Im Hintergrund ist der ECM-Workspace, z.B. im Fall einer Kundenauftragsakte, mit dem SAP SD-Auftrag verknüpft ohne dass der Anwender außerhalb von SAP etwas davon merkt. Die Dokumente zum Kundenauftrag bleiben dabei immer im Kontext der dazugehörigen SAP-Strukturen und -Prozesse. Mittels SAP GUI bzw. Web-Client erhalten die Prozessbeteiligten in ihrer vertrauten Benutzerumgebung genau diejenigen Informationen, die sie für die jeweilige Rolle benötigen.
Flexible SAP-ECM-Integration – Powered by B&IT
Die Flexibilität der Integration ECM – SAP ist gerade bei international agierenden Konzernen nach wie vor eine Herausforderung. Der Hauptgrund hierfür ist, dass die Organisationen und Strukturen der weltweiten Niederlassungen selbst bei hoch standardisierten SAP-Prozessen je nach lokaler Firmengröße und Geschäftsmodell erheblich abweichen können.
Abhilfe schafft das von B&IT entwickelte xECM-Template, das es erlaubt, den jeweiligen ECM-Workspace aus dem entsprechenden SAP-Geschäftsobjekt zu generieren.
Die zum SAP-Geschäftsobjekt passenden ECM-Verzeichnisstrukturen lassen sich auf der SAP-Seite parametrisieren und anschließend vom System automatisch anlegen. Analoges gilt für die Benutzerberechtigungen.
Rascher zum Ziel mit dem xECM-Template
Die Parametrisierung auf Basis des xECM-Templates von B&IT führt dazu, dass Sonderlösungen für einzelne Buchungskreise bzw. Werke die Ausnahme sind. Stattdessen ergänzen B&IT-Experten die Konfiguration des xECM-Templates für den nächsten Anwendungsfall. Damit bleiben beim mehrfachen Einsatz der xECM-Lösung an verschiedenen Standorten des Unternehmens die Kosten im Rahmen. Zugleich verbessert sich die IT-seitige Wartbarkeit.
Das xECM-Template ermöglicht Customizing, geht weit über den Lieferumfang der Standard-Software von SAP und OpenText hinaus und reduziert den Projektaufwand und die Projektdauer beträchtlich. Neue prozessspezifische xECM-Szenarien lassen sich mit dem xECM-Template rasch und flexibel konzipiert und implementieren.
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Wichtige Leistungsmerkmale zu Extended ECM
- Flexibler Zugriff auf den ECM-Workspace über das Web (Internet Explorer), über MS Outlook Mail bzw. via App (OpenText Tempo Box)
- Volltextsuche
- Dokumentenmanagement (DMS) und Workflow
- Team-Kooperation
- Automatisierte Freigabeprozesse, elektronische Unterschrift via Smartphone wird mittels Zusatzsoftware integriert
- Elektronischer Dokumentenversand / Mailversand an Geschäftspartner
Vorteile
- Zeitersparnis durch schnelleres Auffinden der Dokumente mit der gesuchten Information
- Verbesserte Auskunftsfähigkeit gegenüber externen Partnern durch konsistente Information – Sämtliche Prozessbeteiligte greifen auf die gleiche Informationsbasis zu, z.B. bei der Kommunikation mit Kunden oder Lieferanten
- Papierloser Prozess – Einfacher Zugriff auf Dokumente bzw. unstrukturierten Content aus dem SAP-Prozess heraus
- Strukturierte und konsistente Dokumentenablage als Grundlage für die Einhaltung von Gesetzen und Regularien
- Auch Anwender außerhalb von SAP können die entsprechenden ECM-Workspaces nutzen
- Deutliche Reduktion des Aufwands und der Komplexität bei mehrfachem Einsatz des ECM-Workspace bei mehreren Niederlassungen des Konzerns durch Verwendung des von B&IT entwickelten xECM-Template
- Zentrale Datensicherung und –Archivierung
Lösungsszenarien xECM-SAP (Auswahl)
- Auftragsakte (SD)
- Bestellakte (MM)
- Fertigungsauftragsakte (PP)
- Instandhaltungsakte (PM)
- Projekt Portfolio Management (PPM)
B&IT-Assessment zur Einsatzanalyse und Detailkonzeption
- Einsatzanalyse z.B. im Vertrieb (Land: Deutschland)
- Aufwand ca. 5 Tage einschließlich der Erarbeitung eines fünfseitigen Workshop-Resultats
- Davon ca. zwei Workshop-Tage vor Ort
- Workshop-Durchführung durch langjährig erfahrene SAP-ECM-Berater mit Hands On-Erfahrung bei weltweiten xECM-Projekten
B&IT als Partner für xECM-Vorhaben
B&IT verfügt über ausgewiesene Expertise und einen langjährigen Track Record bei der Integration von SAP und ECM. Bei xECM ist das Zusammenspiel von SAP und ECM und die Flexibilität der Lösungsarchitektur, insb. für den weltweiten Einsatz, von zentraler Bedeutung. Als wichtigen Mehrwert bringt das ECM-Team von B&IT fundierte Kenntnisse aus beiden Welten, insb. der relevanten SAP-Technologien, -Geschäftsobjekte und -Strukturen, in die Detailkonzeption und Implementierung ein.
Die langjährige Erfahrung bei der SAP-ECM-Integration bildete auch die Basis für die Entwicklung des xECM-Templates, das entsprechende Kundenvorhaben vereinfacht, verkürzt und deutlich kostengünstiger gestaltet.